Sichere Aktenverwahrung im Bürogebäude

Trotz digitaler Verarbeitung von Daten kommt es heute noch zu sehr viel Papierproduktion. Vor Jahren haben Wissenschaftler einmal behauptet, dass Papier im Büro aussterben wird. Bis heute konnte diese These aber nicht in die Realität umgesetzt werden. Ein deutliches Zeichen dieser Entwicklung kann man aufgrund der Tatsache festmachen, dass man auch heute noch die aktuelle Tageszeitung in Druckform im Büro des Chefs vorfinden kann. Natürlich wird man auch die digitale Version der Zeitung lesen, aber grundsätzlich macht sich die aktuelle Druckversion einer Zeitung immer noch sehr gut. Dabei geht es nicht nur um den eigenen Nutzen, sondern auch die äußerliche Wirkung auf Dritte.

Papier wird immer noch gedruckt!

Kunden sitzen im Warteraum und wollen eine Zeitung lesen, während sie auf den Empfang des Chefs warten. Der Auftraggeber zeigt selbst vor, dass die Zeitung noch präsent ist. Was sich vielleicht auch dadurch erklären lässt, dass man trotz digitaler Abrechnungsmethoden im Büro immer noch der Papierform widmet. Ein kurzes Beispiel könnte diese Entwicklung vielleicht noch deutlicher untermauern. Eine Rechnung wird empfangen und trotzdem man sie in der Buchhaltung einscannt und somit in digitaler Fassung erfassen möchte, wird die harte Kopie immer noch im Aktenschrank nebenbei abgelegt. Man möchte auf eine besondere Art und Weise auf Nummer sicher gehen und sich keine Blöße geben, wenn die Rechnung einmal auf Verlangen einer Behörde vorgelegt werden muss.

Welcher Schrank soll gekauft werden?

In diesem Zusammenhang muss auch noch häufig auf das Erfordernis der Vorlage mancher Belege hingewiesen werden. Insbesondere findet man auch heute noch in zahlriechen Jurisdiktionen das Verlangen, dass man bestimmte Dokumente bis zu sieben Jahre aufzubewahren hat. Wo gibt es einen besseren Aufbewahrungsort als in einem sicheren Aktenschrank, der vielleicht auch noch verschließbar ist. Die meisten Schränke, die man heute im Fachhandel kaufen kann, lassen sich auch von außen sicher verschließen. Damit hat man dann die Gewährleistung, dass man auch die Aufbewahrung Frist wie vom Gesetzgeber gefordert, erfüllen kann. Im Hinblick dessen lässt man sich auch durchgehend einen nachhaltigen Zweck einfallen und verbringt sehr viel Zeit mit Planungsarbeit, um die sichere Aufbewahrungsstelle zu finden. Die Kaufentscheidung sollte besonnen vorgenommen werden, denn sonst würde man ein falsches Produkt kaufen.

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