Digitalisierung: Das Unternehmen an die heutige Zeit anpassen

Minimalismus ist ein Trend, welcher nicht nur im Wohnbereich beliebt ist. Auch im digitalen Bereich sowie im Unternehmen setzt sich dieser Trend immer weiter durch.
Viele Büros können sich vor Papierbergen kaum noch retten. Außerdem haben viele Unternehmen angst vor dem Schritt und möchten ihre Dokumente nicht in „fremde Hände“ abgeben.
Aus diesem Grund befassen wir uns heute in diesem Artikel mit den Vor- und Nachteilen von einem digitalen Office und schauen uns diese näher an.

Welche Vor- und Nachteile bringt das digitalen Office mit sich?

Wie so alle Entscheidungen im Leben bringt auch das digital Office im Unternehmen seine Vor- und Nachteile mit sich.
Erst einmal beginnt es damit, dass man von seinen Büroräumen wieder mehr zu sehen bekommt. Papierberge, die sich auf dem Schreibtisch stapeln verschwinden und überflüssige Schränke können ebenso entfernt werden. Studien haben bereits mehrfach aufgezeigt, dass es sich mit einem aufgeräumten Schreibtisch produktiver arbeiten lässt.
Dadurch, dass sämtliche Dokumente, wie Personalakten, Rechnungen und sonstige Dokumente digital auf dem Computer in der Cloud gesichert werden, ist das Arbeiten Orts- und Zeitunabhängig möglich. Auf die Cloud kann von jedem Endgerät mit einer Internetverbindung zugegriffen werden, wodurch Unterlagen für alle Mitarbeiter jederzeit verfügbar sind. Zettel müssen nicht mehr rumgereicht oder per Mail versendet werden. Gerade für Projekte kann dies ein enormer Vorteil sein, wenn jeder ohne Verzögerung von seinem Gerät auf laufende Projektdokumente zugreifen kann.

Dadurch, dass kaum bis keine Materialien mehr verwendet werden, wie Papier, werden nicht nur diese Kosten eingespart, sondern auch die Kosten für die Drucke sämtlicher Dokumente. Mit dieser Ersparnis lässt sich zudem noch Zeit einsparen, da man keine Ewigkeiten mehr auf den Drucker warten muss und der allseits bekannte Druckerstau wird auch umgangen.
Auch, wenn all dies sehr gut klingt, bringt auch das papierlose Büro Nachteile mit sich, mit welchen sich arrangiert werden muss.
Die Arbeit mit digitalen Medien anstatt dem Papier bedarf einer Umstellung. Gerade die Vorbereitung und Einarbeitungszeit muss bedacht werden. Wer Jahrelang auf Papier gearbeitet hat, kann nicht von heute auf Morgen dies digitalisieren. Ist dieser Schritt aber einmal geschafft, möchten die wenigsten wieder zurück.
Deutschland gehört leider nicht zu den Vorreitern, was die Netzabdeckung und das Internet generell angeht. Fällt das Internet einmal aus, können Teile der Dokumente, welche aus der Cloud geladen werden müssen in dieser Zeit nicht mehr bearbeitet werden. Zudem sollten täglich automatische Sicherungen über eine NAS erstellt werden, damit im Falle eines Stromausfalls oder ähnliches keine Daten verloren gehen, denn auch der Server kann einmal crashen.