Digitale Archivierung für Ihr Unternehmen

Sicherlich wissen Sie, wie aufwändig und komplex die Archivierung von Rechnungen und Belegen in Papierform ist. Mit einer digitalen Archivierungssoftware sparen Sie kostbare Zeit und Ressourcen. Ein digitales Archiv erleichtert die revisionssichere Verwaltung elektronischer Dokumente und bietet Ihnen die Möglichkeit, schnell und effizient auf eingescannte Dokumente zuzugreifen ohne lange danach suchen zu müssen. Lassen Sie sich überzeugen von der Einfachheit der Bedienung, der Revisionssicherheit Ihrer Dokumente und der Schnelligkeit bei der Suche nach Ihrem Zieldokument. Ein effektives Dokumentenmanagement mit entsprechender Software trägt zur Automatisierung von Freigabeprozessen und Workflows bei und sorgt für eine bedeutende Erleichterung Ihrer täglichen Arbeit an Kunden, Projekten, Verträgen usw. Zudem ist die digitale Archivierung sehr viel platzsparender als ein Rechnungsarchiv mit Ordnern. Lassen Sie sich nicht abschrecken von der anfänglichen Anschaffungskosten eines elektronischen Archivierungssystems oder der Umstellung organisatorischer Abläufe.

Revisionssichere Archivierung

Laut den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) sind Sie verpflichtet, Ihre Dokumente revisionssicher zu archivieren. Dies betrifft nicht nur die von Ihnen verwendete Software, sondern den gesamten Archivierungsprozess. Zunächst müssen Sie Ihre Unterlagen unveränderbar verwahren. Außerdem müssen Ihre Dokumente nachvollziehbar geordnet und strukturiert sein. Wichtig ist auch die Vollständigkeit Ihrer archivierten Unterlagen. Es wird erwartet, dass diese Regelungen im Rahmen von Steuerprüfungen eingehalten werden. Betroffen sind alle Dokumente, die für die Finanzbuchhaltung relevant sind. Zudem müssen Sie die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) bei der Archivierung Ihrer Dokumente beachten, welche die Nachvollziehbarkeit, Nachprüfbarkeit, Wahrheit, Klarheit sowie Vollständigkeit, Richtigkeit und Unveränderbarkeit beinhalten. Dies schließt eine Indizierung der Datei mit ein. Ebenfalls wichtig ist, dass die Dokumente im Original vorliegen müssen. Dies betrifft auch die Archivierung von wichtigen E-Mails.

Integriertes Dokumentenmanagement

Über die digitale Archivierung hinaus sollten Sie über ein ganzheitliches elektronisches Verwaltungssystem nachdenken. Die Vorteile eines solchen Systems sind zum einen die erleichterte Freigabe von Rechnungen, Anfragen, Preiskalkulationen und Bestellungen. Zum anderen können Belege automisch geprüft, Unterlagen mobil auf dem Smartphone oder Tablet abgerufen oder Dokumente digital unterschreiben werden. Weiterhin kann der Einsatz einer elektronischen Rechnungsverarbeitungssoftware dabei helfen, eingehende Rechnungen mit geringeren Verzögerungen und Unregelmäßigkeiten zu verarbeiten. Erhalten Sie einen schnellen Überblick über den aktuellen Status Ihrer Eingangsrechnungen und prüfen Sie, wer diese zuletzt inwiefern bearbeitet hat. Die zentrale Speicherung aller Rechnungen an einem Ort sorgt für mehr Transparenz im Bearbeitungsprozess und eine einfachere Übertragung von Verantwortlichkeiten, z.B. im Fall von Vertretungen.